Fünf Bereiche im Detail
Von der ersten Registrierung bis zur Monatsabrechnung. Jeder Abschnitt beschreibt, welches Problem im Institutsalltag gelöst wird und wie die Umsetzung in Helvardo aussieht.
Schülerregistrierung & Lernstandserhebung
Bei der Aufnahme werden Stammdaten der Schüler:innen sowie Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten erfasst. Ergänzend wird eine erste Einschätzung des Lernstands je Fach hinterlegt, etwa auf Grundlage eines kurzen Eingangsgesprächs oder eines Tests.
- Erfassung von Fach, Klassenstufe und Zielsetzung
- Verknüpfung mehrerer Kinder mit einem Elternkonto
- Hinterlegung besonderer Hinweise, etwa zu Lese-Rechtschreib-Schwierigkeiten
- Grundlage für die spätere Gruppen- oder Einzelzuteilung
Stundenplanung über mehrere Lehrkräfte und Räume
Termine werden in einer gemeinsamen Wochenübersicht angelegt, die Räume, Lehrkräfte und Gruppen gleichzeitig darstellt. Beim Anlegen eines neuen Termins prüft das System automatisch, ob Raum oder Lehrkraft im gewünschten Zeitfenster bereits eingeplant sind.
- Wochen- und Tagesansicht für einzelne oder mehrere Standorte
- Erkennung von Doppelbelegungen bei Raum oder Lehrkraft
- Verschiebung von Terminen per Zug-Funktion in der Übersicht
- Vertretungsregelung bei kurzfristigem Ausfall einer Lehrkraft
Fortschrittsdokumentation für Eltern
Lehrkräfte hinterlegen nach jeder Einheit eine kurze strukturierte Notiz zu behandelten Inhalten und Beobachtungen. Diese Einträge werden chronologisch für Eltern sichtbar gemacht, ohne dass diese sich in ein komplexes System einarbeiten müssen.
- Zugriff über einen persönlichen Link ohne separate Anmeldung
- Verlaufsansicht je Fach und Zeitraum
- Optionale Freigabe einzelner Einträge für Lehrkräfte anderer Fächer
Automatische Terminerinnerung per SMS
Vor jedem anstehenden Termin wird automatisch eine Erinnerung per SMS versendet. Der Versandzeitpunkt lässt sich je Institut anpassen, üblich ist eine Erinnerung am Vortag sowie eine weitere wenige Stunden vor dem Termin.
- Konfigurierbarer Versandzeitpunkt je Institut
- Wahlweise Versand an Eltern, Schüler:innen oder beide
- Protokollierung von Zustellstatus je Nachricht
- Reduzierung kurzfristiger Terminausfälle durch rechtzeitige Erinnerung
Monatsabrechnung mit Zahlungsstatus
Am Monatsende erstellt das System aus den erfassten Unterrichtseinheiten automatisch eine Übersicht der abzurechnenden Beträge je Familie. Der Zahlungsstatus wird fortlaufend aktualisiert, sodass offene Posten auf einen Blick erkennbar sind.
- Automatische Rechnungserstellung aus geleisteten Einheiten
- Übersicht offener, teilweise bezahlter und beglichener Posten
- Export der Monatsübersicht für die eigene Buchhaltung
Mehrere Räume, eine Belegungsübersicht
Gerade bei wachsenden Instituten mit mehreren Räumen wird die Übersicht über freie und belegte Kapazitäten schnell unübersichtlich, wenn sie manuell in Tabellen gepflegt wird. Die Stundenplanung von Helvardo zeigt Raumbelegung und Lehrkräfteeinsatz gemeinsam an, sodass neue Termine nur dort vorgeschlagen werden, wo tatsächlich Kapazität besteht.
Fragen zu einem bestimmten Bereich?
Nehmen Sie Kontakt auf, wenn Sie Details zu einem der beschriebenen Bereiche für Ihr Institut besprechen möchten.