Struktur für den Unterricht. Nicht für den Papierkram.
Helvardo bündelt Schülerregistrierung mit Lernstandserhebung, Stundenplanung über mehrere Lehrkräfte und Räume, Fortschrittsdokumentation für Eltern und Monatsabrechnung in einer einzigen Oberfläche. Gedacht für Institute, die täglich mit wechselnden Gruppen, Räumen und Terminen arbeiten.
- SMS-Erinnerungen automatisiert
- Lernstand einsehbar für Eltern
- Räume & Lehrkräfte in einer Ansicht
- Zahlungsstatus auf einen Blick
Worauf die Software aufgebaut ist
Vier Prinzipien, die die technische und organisatorische Basis von Helvardo bilden.
DSGVO-orientierte Datenhaltung
Schülerdaten, Lernstandsdaten und Kontaktinformationen werden nach den Vorgaben der Datenschutz-Grundverordnung verarbeitet und gespeichert.
Serverstandort Deutschland
Die Infrastruktur läuft auf Servern innerhalb Deutschlands, betrieben durch einen etablierten Hosting-Anbieter mit Sitz im Land.
GoBD-orientierte Belegführung
Monatsabrechnungen und Zahlungsstatus werden nachvollziehbar und unveränderbar dokumentiert, orientiert an den Grundsätzen ordnungsmäßiger Buchführung.
Bedienbare Oberfläche
Die Benutzeroberfläche folgt Richtlinien zur Barrierearmut, damit auch Kolleg:innen ohne technischen Hintergrund zügig damit arbeiten.
Fünf Arbeitsbereiche, eine Oberfläche
Jeder Bereich deckt einen Teil des Institutsalltags ab. Zusammen ergeben sie einen durchgängigen Ablauf von der Anmeldung bis zur Abrechnung.
Schülerregistrierung & Lernstandserhebung
Neue Schüler:innen werden mit Kontaktdaten, Fächern und einer ersten Einschätzung des Lernstands erfasst, als Grundlage für die Gruppeneinteilung.
Stundenplanung über mehrere Lehrkräfte
Termine, Räume und Lehrkräfte werden in einer gemeinsamen Wochenansicht verwaltet, inklusive Erkennung von Doppelbelegungen.
Fortschrittsdokumentation für Eltern
Nach jeder Einheit hinterlegte Notizen zum Lernfortschritt sind für Eltern über einen eigenen Zugang jederzeit einsehbar.
Automatische Terminerinnerung per SMS
Vor jedem Termin wird automatisch eine Erinnerung per SMS verschickt, wahlweise an Eltern oder direkt an ältere Schüler:innen.
Monatsabrechnung mit Zahlungsstatus
Rechnungen werden monatlich aus den geleisteten Einheiten erstellt, der Zahlungsstatus ist für jede Familie einzeln nachvollziehbar.
So läuft die Einrichtung ab
Institut anlegen
Standorte, Räume und Lehrkräfte werden einmalig erfasst, inklusive Fächer und verfügbarer Zeitfenster.
Schüler:innen aufnehmen
Registrierung mit Kontaktdaten der Erziehungsberechtigten und einer ersten Lernstandserhebung je Fach.
Stundenplan füllen
Termine werden Lehrkräften und Räumen zugewiesen, Konflikte werden beim Anlegen direkt angezeigt.
Laufender Betrieb
Fortschritt wird dokumentiert, Erinnerungen laufen automatisch, die Abrechnung entsteht am Monatsende.
Fortschritt, den Eltern nachvollziehen können
Nach jeder Unterrichtseinheit hinterlegt die Lehrkraft eine kurze Notiz zu behandelten Themen, Auffälligkeiten und nächsten Schritten. Eltern sehen diese Einträge chronologisch geordnet, ohne dafür anrufen oder eine E-Mail schreiben zu müssen.
Das reduziert Rückfragen im laufenden Betrieb und schafft eine nachvollziehbare Historie, falls ein Fach oder eine Lehrkraft gewechselt wird. Die Ansicht ist bewusst schlicht gehalten und funktioniert auch auf älteren Smartphones ohne Probleme.
Für wen Helvardo gedacht ist
Die Software richtet sich an kleinere, organisatorisch gewachsene Strukturen, nicht an große Bildungskonzerne mit eigener IT-Abteilung.
Nachhilfeinstitute mit mehreren Standorten
Zentrale Übersicht über Räume, Lehrkräfte und Belegung an jedem Standort.
Einzelunternehmer:innen mit mehreren Lehrkräften
Planung und Abrechnung, ohne dafür eine eigene Verwaltungskraft einstellen zu müssen.
Lernzentren mit Kursangeboten
Gruppen- und Einzelunterricht lassen sich parallel im selben Stundenplan abbilden.
Nachmittagsbetreuung mit Lernförderung
Anwesenheiten, Fortschritt und Elternkommunikation an einem Ort, auch bei wechselnder Belegung.
Wie ein gewöhnlicher Nachmittag aussieht
Um 14 Uhr treffen die ersten Schüler:innen ein. Am Empfang wird die Anwesenheit erfasst, während im Hintergrund bereits die Erinnerungen für die Termine am nächsten Tag verschickt werden. Zwei Lehrkräfte unterrichten parallel in unterschiedlichen Räumen, eine dritte übernimmt eine Einzelstunde, die kurzfristig verschoben wurde.
Am Ende des Tages bleibt Zeit, offene Rückmeldungen an Eltern einzutragen. Am Monatsende erstellt das System aus den erfassten Einheiten automatisch die Rechnungen, geordnet nach Zahlungsstatus.
Kurz erklärt
Ja. Räume, Lehrkräfte und Stundenpläne lassen sich standortbezogen anlegen und in einer gemeinsamen Übersicht darstellen.
Je nach Einstellung entweder die Erziehungsberechtigten, die Schüler:innen selbst oder beide gemeinsam, festgelegt pro Profil.
Eltern benötigen lediglich einen Zugangslink, um Fortschrittsberichte einzusehen. Eine eigene Anmeldung mit Passwortverwaltung ist nicht erforderlich.
Nach jeder Monatsabrechnung wird der Status manuell auf bezahlt gesetzt oder automatisch anhand hinterlegter Zahlungsdaten aktualisiert.
Details zu Testzugängen werden im persönlichen Gespräch besprochen. Nehmen Sie dafür gerne über das Kontaktformular Kontakt auf.
Bereit für einen strukturierten Überblick?
Vereinbaren Sie einen unverbindlichen Gesprächstermin, in dem wir Ihre bisherige Organisation und die passenden Bereiche von Helvardo besprechen.