Wie Helvardo entsteht und betrieben wird
Ein Blick auf die Arbeitsweise, die technische Grundlage und den laufenden Support hinter der Software. Weniger Werbeversprechen, mehr Nachvollziehbarkeit.
Entwicklung in engem Austausch mit Instituten
Helvardo wird nicht am Reißbrett für einen anonymen Markt entwickelt, sondern in wiederkehrendem Austausch mit Instituten, die die Software im Alltag einsetzen. Anforderungen wie die Erkennung von Raumkonflikten oder die Struktur der Fortschrittsnotizen entstanden aus konkreten Rückmeldungen aus dem laufenden Betrieb.
Neue Funktionen werden zunächst in kleinerem Rahmen getestet, bevor sie allen Instituten zur Verfügung stehen. Das verlangsamt manche Entscheidungen, reduziert aber das Risiko, dass eine Änderung bestehende Abläufe stört.
Technische Grundlagen im Umgang mit Schülerdaten
Speicherung nach Zweckbindung
Kontaktdaten, Lernstanddaten und Zahlungsinformationen werden getrennt nach Zweck gespeichert und nur für die jeweils erforderliche Verarbeitung verknüpft.
Zugriffsrechte nach Rolle
Lehrkräfte sehen nur die ihnen zugeordneten Gruppen, Verwaltungspersonal erhält je nach Institut abgestufte Rechte auf Abrechnung und Stammdaten.
SMS-Versand über zertifizierte Anbieter
Terminerinnerungen werden über etablierte SMS-Gateways versendet, die eigene Datenschutzvorgaben für die Nachrichtenübermittlung einhalten.
Löschkonzept für inaktive Profile
Schülerprofile ohne aktiven Vertrag werden nach einer festgelegten Frist entsprechend den geltenden Aufbewahrungsvorgaben archiviert oder gelöscht.
Begleitung im laufenden Betrieb
Fragen zur Einrichtung, zur Stundenplanung oder zur Monatsabrechnung werden über E-Mail und Telefon entgegengenommen. Bei technischen Rückfragen wird zunächst der konkrete Anwendungsfall besprochen, bevor eine Lösung vorgeschlagen wird.
Größere Änderungen an der Oberfläche werden vorab angekündigt, damit Institute ihre internen Abläufe rechtzeitig anpassen können. Kleinere Korrekturen und Fehlerbehebungen laufen kontinuierlich im Hintergrund.
Wie die Zusammenarbeit mit Instituten organisiert ist
Ein paar Punkte, die die Zusammenarbeit im Alltag bestimmen, unabhängig von der Größe des Instituts.
Keine verpflichtende Mindestlaufzeit
Die Nutzung wird monatlich abgerechnet, eine feste Vertragsbindung über mehrere Jahre ist nicht vorgesehen.
Einrichtung mit persönlicher Begleitung
Die ersten Schritte, etwa das Anlegen von Räumen und Lehrkräften, werden in einem gemeinsamen Termin durchgegangen.
Transparente Kommunikation bei Störungen
Sollte es zu technischen Einschränkungen kommen, werden betroffene Institute direkt informiert, nicht erst auf Nachfrage.
Rückmeldungen fließen in die Planung ein
Wünsche und Beobachtungen aus dem Alltag werden gesammelt und regelmäßig in die Weiterentwicklung einbezogen.
Fragen zur Arbeitsweise?
Wenn Sie mehr über die Funktionsweise oder die Datenverarbeitung erfahren möchten, beantworten wir das gerne im persönlichen Gespräch.